Obieg faktury kosztowej - Enovatio Workflow

obieg dokumentow Enovatio Workflow usprawnia proces obiegu faktur od momentu przyjęcia dokumentu, aż po księgowanie i archiwizację. Platforma zamienia papierową formę dokumentów na elektroniczną, przez co następuje obniżenie czasu i kosztu obsługi faktur, scentralizowanie dokumentacji, łatwy i nieograniczony lokalizacyjnie dostęp do niej. Z łatwością możemy dokonać analizy kosztowej, dopilnować terminowości, zapewnić prawidłowy obieg faktur zgodny z polityką firmy. Moduł faktury kosztowej integruje się z innymi modułami Enovatio, zatem dokumenty kosztowe można przypisać np. do projektów, zadań lub do konkretnych użytkowników. Dodatkowo integracja jest także realizowana z systemami finansowo-księgowymi. Zdefiniowane wcześniej procesy akceptacji dokumentu wykluczają błędy i ułatwiają kontrolę. Obieg faktury kosztowej oferowany przez Enovatio to doskonałe rozwiązanie dla średnich i dużych firm, które dążą do optymalizacji swoich działań. Instalacja systemu może odbywać się na: serwerze Klienta, w modelu usług Software as a Service lub dowolnym serwerze hostingowym.
Obieg dokumentów
 
Definiowanie procesów
Obieg faktur kosztowych może być zdefiniowany na poziomie całej firmy, departamentu, projektu i innych jednostek. Nie ma limitu procesów. Każdy proces posiada swoje reguły związane z opisywaniem, akceptacją i archiwizacją faktur. Elektroniczny obieg eliminuje ryzyko zagubienia i zniszczenia dokumentów. Każdy proces można przemodelować zgodnie ze zmianami zachodzącymi wśród procedur biznesowych. Wprowadzone zmiany mogą obowiązywać lokalnie, np. tylko w ramach danego działu, lub globalnie – w całej firmie.
 
Dowolny format dokumentu
Platforma przyjmuje dokumenty elektroniczne w dowolnej formie. Najczęściej spotykane formaty to .tif, .pdf, formaty graficzne. Nie ograniczamy się jednak do podanych typów – rozszerzamy listę obsługiwanych formatów w zależności od potrzeb Klienta. Istnieje również możliwość zeskanowania dokumentów czy przesłania fax’u w formie elektronicznej.
 
Definiowanie uprawnień
W każdym zdefiniowanym procesie należy przypisać uprawnienia. Można je nadać zarówno dla danej grupy jak i do pojedynczych użytkowników. Właściwie zdefiniowane uprawnienia umożliwiają nadzór nad udostępnianiem i przemieszczaniem się dokumentu.
 
Wygodne wyszukiwanie i dostęp do dokumentów
Elektroniczne dokumenty dostępne są przez przeglądarkę internetową, zatem istnieje możliwość dostępu również przez tablet lub inne urządzenie mobilne. Każdy użytkownik posiadający rejestr faktur może je posortować według zadanych kryteriów. Istnieje możliwość konfiguracji i pracy jednocześnie w wielu lokalizacjach.
 
Kontrola i wspomaganie decyzji biznesowych
Dokumenty kosztowe są wykorzystywane do właściwego nadzoru analitycznego i statystycznego. Istnieje możliwość wykorzystania analityki biznesowej do graficznego przedstawienia wyników analiz.
 
Monitoring i alerty
W dziale finansowo księgowym widoczne są wszystkie rejestrowane i procesowane faktury kosztowe, wraz z historią akceptacji i wprowadzanych zmian. System obiegu faktur kosztowych automatycznie przypomina o zbliżających się terminach płatności oraz o fakturach nieopłaconych w terminie.
 
Bezpieczeństwo
Platforma Workflow posiada szereg zabezpieczeń nałożonych zarówno na użytkowników jak i na przechowywane dokumenty. Podgląd zmian i definiowanie uprawnień pozwalają wykluczyć sytuację, że dokumenty dostaną się w „niepowołane ręce”. Platforma zapewnia poufności przetwarzanych danych.
 
Integracja z innymi systemami i modułami
Moduł inaczej zwany Workflow, łatwo integruje się i wymienia informacje z innymi systemami takimi jak Sage Symfonia Premium/Forte, CDN Optima/XL, Tetra Line.500, Humansoft Hermes SQL, Axapta, Great Plain Software oraz innymi.
 

Wszystkie funkcjonalności programu omawiamy z Klientem i dopasowujemy do jego wymagań. Nasza platforma ułatwia budowanie wizerunku na rynku dostawców oraz porządkuje obieg faktur kosztowych zgodnie z polityką wewnętrzną firmy. Eliminuje wady tradycyjnego obiegu i archiwizacji, obniża koszty obsługi i udostępnia niezbędne informacje niezależnie od miejsca i czasu. Jest to doskonały produkt dla wszystkich przedsiębiorców i instytucji, które pragnął zoptymalizować procesy obiegu dokumentów kosztowych.

 

 

Jeśli chcesz przetestować System Obiegu Faktury Kosztowej wypełnij formularz kontaktowy.
Skontaktujemy się z Tobą i udostępnimy Ci niezbędne dane.