Do napisania tego artykułu zainspirowali nas sami klienci (a właściwie wówczas potencjalni klienci) którzy podczas pierwszego kontaktu lub na etapie analizy przedwdrożeniowej, zgłaszali szereg problemów zachodzących u nich w firmach. Postanowiliśmy je zebrać i stworzyć w pewnym sensie case study.
Nasz, Enovatio Projects zawsze tworzymy i modernizujemy wg. najlepszych metodyk i praktyk, wsłuchując się również w potrzeby klientów od niespełna 20 lat. Poniższe case study przedstawia zaledwie kilka problemów, jednakże często utożsamianych przez inne firmy.
Ze względu na ich dużą liczbę i zróżnicowanie, podzieliliśmy je, na te, związane z procesami obiegu dokumentów, związane z pracą grup projektowych oraz obsługą zgłoszeń helpdesk. Każda grupa zagadnień będzie miała swój oddzielny artykuł. Jednak na tą chwilę, skupimy się na problemach z obszaru zarządzania dokumentami i ich przepływem w organizacjach.
Poniżej przedstawiamy najczęstsze problemy, z którymi nawet najlepiej prosperujące przedsiębiorstwa i instytucje zwracając się do nas po rozwiązania informatyczne wspierające współpracę i ogólne prowadzenie biznesu.
1. Problem klienta:
Od momentu uzyskania faktury kosztowej do zaksięgowania, mija bardzo długo czasu. Faktury są przetrzymywane na biurkach u osób decyzyjnych. Zdarzają się opóźnienia w płatnościach.
Rozwiązanie Enovatio:
Wdrożenie Enovatio Workflow – obieg faktury kosztowej oraz integracja z systemem finansowo księgowym ERP.
Rezultaty:
- Automatyzacja obiegu faktury kosztowej
- Znaczne przyspieszenie procesowania dokumentów i przepływu informacji, oszczędność czasu i nerwów.
- Przypomnienia i wymuszenie decyzji na użytkowniku znajdującym się na ustalonej ścieżce akceptacji dokumentu.
- Podniesienie efektywności zarządzania dokumentami i ich przepływem
- Redukcja czasu, kosztów i błędów związanych z przetwarzaniem dokumentów
- Oszczędność czasu dla wszystkich jednostek organizacyjnych i poszczególnych pracowników
- Szybkie księgowanie faktur i podniesienie jakości danych dzięki rozpisywaniu, wstępnej dekretacji kosztów rodzajowych i wyznaczaniu MPK przy wzajemnej integracji z systemem ERP.
- Brak opóźnień w płatnościach i zadowolenie kontrahentów.
- Poprawa wizerunku firmy w oczach kontrahenta
- Brak nieprzyjemnych sytuacji i rozmów z kontrahentem związanych z windykacją należności.
- Bezpieczeństwo dokumentów dzięki digitalizacji
- Brak sterty dokumentów zalegających na biurkach u osób decyzyjnych
- Kontrola duplikacji dokumentów.
2. Problem klienta:
Strata czasu na mało istotne, powtarzalne rzeczy związane z obiegiem dokumentów. Pracochłonność przy skanowaniu dużej ilości faktur i przetwarzaniu dokumentów, podwójne lub nawet potrójne przepisywanie danych, błędy przy przepisywaniu.
Rozwiązanie Enovatio:
Wdrożenie Enovatio Workflow – elektroniczny obieg dokumentów z funkcją OCR, integracja z ERP, zastosowanie kodów EAN.
Rezultaty:
- Większa produktywność firmy i redukcja czasu związana z powtarzającymi się czynnościami.
- Możliwość skanowania dużej ilości faktur za jednym razem (opatrzone kodem EAN), bez konieczności przekładania skanowanych dokumentów. Automatyczna separacja plików za pomocą kodów kreskowych.
- Opisywanie faktury za pomocą jednego kliknięcia, zmniejszenie czasu obsługi faktury
- Dzięki OCR brak konieczności przepisywania danych
- Jednorazowe wpisanie danych. Dane pojawiają się w innych modułach, przenikają się.
- Redukcja błędów dotyczących danych i weryfikacja duplikacji.
- Automatyczne wypełnienie pól w systemie
- Znaczna oszczędność czasu dla księgowości
- Duże oszczędności wynikające z redukcji pracochłonności m.in. kadry zarządzającej i księgowości.
3. Problem klienta:
Chcąc pracować zdalnie mieliśmy problem z dostępnością dokumentów i danych, ich szybkim wyszukiwaniem, właściwym przepływem informacji w firmie i kontrolą działań.
Rozwiązanie Enovatio:
Wdrożenie Enovatio Workflow – elektroniczny obieg dokumentów wraz z modułem zadań, budżetów i raportów.
Rezultaty:
- Wszystkie dane, dokumenty, zdania, informacje, komentarze, pliki, raporty, kalendarz, prosty CRM i kontakty w jednym miejscu. Dane są uporządkowane, przejrzyste i przenikają się wzajemnie.
- Wzmocniona współpraca zespołu i z klientami.
- Natychmiastowy dostęp do wszystkich danych niezależnie od miejsca pracy i pory dnia
- Kolejny użytkownik w procesie akceptacji dokumentu otrzymuje komplet przejrzystych informacji z nim związanych. Istnieje także możliwość podczepiania plików pod procesowane dokumenty.
- Szybkie wyszukiwanie danych po wszystkich modułach systemu
- Centralne miejsce pracy, przepływu informacji i archiwizacji.
- Możliwość szybkiego odtworzenia danych historycznych
- Automatyzacja przepływu pracy i brak przestojów w biznesie.
- Kontrola i sprawne zarządzanie dokumentami, finansami i zadaniami
- Przejrzystość i usystematyzowanie danych, dokumentów i spraw – JRWA
- Bezpieczeństwo danych, dostęp od dokumentów i danych przez uprawnione osoby
- Wsparcie w zarządzaniu finansami przedsiębiorstwa.
- Precyzyjne prognozowanie, planowanie, koordynacja oraz kontrola kosztów i przychodów.
- Przejrzystość kosztów i przychodów w czasie rzeczywistym.
- Odpowiedzialność za zadania i nadawanie priorytetów
- Rzeczywiste dane dotyczące przebiegu prac
- Podejmowane trafne decyzje finansowych dotyczące firmy.
- Komfortowe warunki pracy i efektywność prowadzonych działań.
4. Problem klienta:
Chaotyczna dokumentacja organizacji mającej dużą ilość spółek. Brak ujednolicenia danych, wciąż ginące dokumenty, opóźnienia pracowników terenowych w ich zdawaniu, opóźnienia w płatnościach.
Rozwiązanie Enovatio:
Wdrożenie Enovatio Workflow – systemu obiegu dokumentów wraz z rozbudowanym modułem raportów, repozytorium dokumentacji oraz aplikacja mobilna Enovatio Scanner.
Rezultaty:
- Pracownicy terenowi rejestrują dokumenty w centralnym systemie natychmiast po ich otrzymaniu za pomocą aplikacji do zdjęć Enovatio Scanner.
- Szybkie uruchomienie i finalizowanie procesów akceptacji dokumentów i umów.
- Brak opóźnień w księgowaniu faktur i płynność pracy księgowości i innych działów
- Redukcja ilości zagubionych dokumentów, oszczędność czasu na organizowaniu duplikatów
- Uporządkowane dane i ujednolicenie przesyłanych danych z każdej ze spółek do kadry zarządzającej
- Łatwość monitorowania finansów i rzeczywiste raporty dostępne od ręki.
- Dotrzymywanie terminów realizowanych działań i płatności dla różnych spółek.
- Usprawnienia przepływu informacji między spółkami organizacji
- Zaawansowane raporty podstawą do tworzenia sprawozdań.
- Brak marnowania czasu i zajęcie się istotnymi sprawami.
5. Problem klienta:
Duża ilość drobnych zapotrzebowań wewnętrznych, nadużycia pracowników związanych z zapotrzebowaniami, pracochłonność w rozliczaniu zamówień.
Rozwiązanie Enovatio:
Wdrożenie Enovatio Workflow dla obiegu zapotrzebowań i zamówienia sprzedaży, obiegu faktur kosztowych.
Rezultaty:
- Usprawnienie procesów składania zapotrzebowań wewnętrznych i akceptacji zakupów
- Dział zakupów otrzymuje zaakceptowane już zapotrzebowania i przed wysłaniem do kontrahenta scala je w jedno.
- Mając większy wolumen zamówienia zakupu, organizacja osiągnęła satysfakcjonujące ceny
- Scentralizowana polityka zakupowa całej organizacji i automatyzacja pracy
- Skrócenie czasu obsługi i akceptacji zapotrzebowania i zakupu
- Kontrola potrzeb, wydatków i ich optymalizacja zapotrzebowań na poziomie całej organizacji.
- Zwiększenie efektywności działu zakupów i sprawna komunikacja
- Jeden spójny system do zarządzania firmą, w którym wszystkie wprowadzone dane się przenikają.
6. Problem klienta:
Długi czas oczekiwania na uzyskanie zgody na delegacje firmowe krajowe i zagraniczne oraz problematyczne rozliczanie delegacji.
Rozwiązanie Enovatio:
Wdrożenie Enovatio Workflow dla obiegu dokumentów, akceptacji i rozliczenia delegacji, akceptacji wniosków urlopowych i delegowania zastępstw.
Rezultaty:
- Wszystkie działania związane z wieloetapową akceptacją delegacji, obiegiem faktur i absencji pracownika dokonywane są w obszarze jednej platformy.
- Precyzyjne planowanie delegacji i kosztów
- Organizacja zaniechała akceptacji i rozliczeń drogą mailową.
- Przyspieszenie procesowania wniosków o delegację
- Właściwy przepływ informacji między działami.
- Uporządkowany proces delegacji pracowników
- Rozliczenie delegacji stało się przejrzyste.
- Automatyzacja wyliczania diet i innych dodatków, które przysługują delegowanemu.
- Znaczna redukcja czasu poświęconego na obsługę faktur kosztowych
- Zwiększona kontrola nad terminowością i budżetem organizacji.
- Dla kadry zarządzającej wszystkie dane z dokumentów kosztowych i delegacji wykorzystywane są do szybkiego generowania raportów, analiz finansowych i statystycznych.
Jesteśmy przekonani, że któryś z punktów artykułu dotyczy także Twojej firmy. Skontaktuj się z nami handlowy@enovatio.com lub tel. +48 695 560 007. Przedstawimy Ci jakie rozwiązanie moglibyśmy wdrożyć w Twojej firmie i jakie będą tego rezultaty.
