Jakie realne problemy w firmie rozwiązuje system obiegu dokumentów Enovatio Workflow? Case study.

09.07.2020


Do napisania tego artykułu zainspirowali nas sami klienci (a właściwie wówczas potencjalni klienci) którzy podczas pierwszego kontaktu lub na etapie analizy przedwdrożeniowej, zgłaszali szereg problemów zachodzących u nich w firmach. Postanowiliśmy je zebrać i stworzyć w pewnym sensie case study. Ze względu na ich dużą liczbę i zróżnicowanie, podzieliliśmy je, na te, związane z procesami obiegu dokumentów, związane z pracą grup projektowych oraz obsługą zgłoszeń helpdesk. Każda grupa zagadnień będzie miała swój oddzielny artykuł. Jednak na tą chwilę, skupimy się na problemach z obszaru zarządzania dokumentami i ich przepływem w organizacjach.

Poniżej przedstawiamy najczęstsze problemy, z którymi nawet najlepiej prosperujące przedsiębiorstwa i instytucje zwracając się do nas po rozwiązania informatyczne wspierające współpracę i ogólne prowadzenie biznesu.

 

1. Problem klienta:
Od momentu uzyskania faktury kosztowej do zaksięgowania, mija bardzo długo czasu. Faktury są przetrzymywane na biurkach u osób decyzyjnych. Zdarzają się opóźnienia w płatnościach.

Rozwiązanie Enovatio:
Wdrożenie Enovatio Workflow – obieg faktury kosztowej oraz integracja z systemem finansowo księgowym ERP.

Rezultaty:

  • Automatyzacja obiegu faktury kosztowej
  • Znaczne przyspieszenie procesowania dokumentów i przepływu informacji, oszczędność czasu i nerwów.
  • Przypomnienia i wymuszenie decyzji na użytkowniku znajdującym się na ustalonej ścieżce akceptacji dokumentu.
  • Podniesienie efektywności zarządzania dokumentami i ich przepływem
  • Redukcja czasu, kosztów i błędów związanych z przetwarzaniem dokumentów
  • Oszczędność czasu dla wszystkich jednostek organizacyjnych i poszczególnych pracowników
  • Szybkie księgowanie faktur i podniesienie jakości danych dzięki rozpisywaniu, wstępnej dekretacji kosztów rodzajowych i wyznaczaniu MPK przy wzajemnej integracji z systemem ERP.
  • Brak opóźnień w płatnościach i zadowolenie kontrahentów.
  • Poprawa wizerunku firmy w oczach kontrahenta
  • Brak nieprzyjemnych sytuacji i rozmów z kontrahentem związanych z windykacją należności.
  • Bezpieczeństwo dokumentów dzięki digitalizacji
  • Brak sterty dokumentów zalegających na biurkach u osób decyzyjnych
  • Kontrola duplikacji dokumentów.

2. Problem klienta:
Strata czasu na mało istotne, powtarzalne rzeczy związane z obiegiem dokumentów. Pracochłonność przy skanowaniu dużej ilości faktur i przetwarzaniu dokumentów, podwójne lub nawet potrójne przepisywanie danych, błędy przy przepisywaniu.

Rozwiązanie Enovatio:
Wdrożenie Enovatio Workflow – elektroniczny obieg dokumentów z funkcją OCR, integracja z ERP, zastosowanie kodów EAN.

Rezultaty:

  • Większa produktywność firmy i redukcja czasu związana z powtarzającymi się czynnościami.
  • Możliwość skanowania dużej ilości faktur za jednym razem (opatrzone kodem EAN), bez konieczności przekładania skanowanych dokumentów. Automatyczna separacja plików za pomocą kodów kreskowych.
  • Opisywanie faktury za pomocą jednego kliknięcia, zmniejszenie czasu obsługi faktury
  • Dzięki OCR brak konieczności przepisywania danych
  • Jednorazowe wpisanie danych. Dane pojawiają się w innych modułach, przenikają się.
  • Redukcja błędów dotyczących danych i weryfikacja duplikacji.
  • Automatyczne wypełnienie pól w systemie
  • Znaczna oszczędność czasu dla księgowości
  • Duże oszczędności wynikające z redukcji pracochłonności m.in. kadry zarządzającej i księgowości.

 

3. Problem klienta:
Chcąc pracować zdalnie mieliśmy problem z dostępnością dokumentów i danych, ich szybkim wyszukiwaniem, właściwym przepływem informacji w firmie i kontrolą działań.

Rozwiązanie Enovatio:
Wdrożenie Enovatio Workflow – elektroniczny obieg dokumentów wraz z modułem zadań, budżetów i raportów.

Rezultaty:

  • Wszystkie dane, dokumenty, zdania, informacje, komentarze, pliki, raporty, kalendarz, prosty CRM i kontakty w jednym miejscu. Dane są uporządkowane, przejrzyste i przenikają się wzajemnie.
  • Wzmocniona współpraca zespołu i z klientami.
  • Natychmiastowy dostęp do wszystkich danych niezależnie od miejsca pracy i pory dnia
  • Kolejny użytkownik w procesie akceptacji dokumentu otrzymuje komplet przejrzystych informacji z nim związanych. Istnieje także możliwość podczepiania plików pod procesowane dokumenty.
  • Szybkie wyszukiwanie danych po wszystkich modułach systemu
  • Centralne miejsce pracy, przepływu informacji i archiwizacji.
  • Możliwość szybkiego odtworzenia danych historycznych
  • Automatyzacja przepływu pracy i brak przestojów w biznesie.
  • Kontrola i sprawne zarządzanie dokumentami, finansami i zadaniami
  • Przejrzystość i usystematyzowanie danych, dokumentów i spraw – JRWA
  • Bezpieczeństwo danych, dostęp od dokumentów i danych przez uprawnione osoby
  • Wsparcie w zarządzaniu finansami przedsiębiorstwa.
  • Precyzyjne prognozowanie, planowanie, koordynacja oraz kontrola kosztów i przychodów.
  • Przejrzystość kosztów i przychodów w czasie rzeczywistym.
  • Odpowiedzialność za zadania i nadawanie priorytetów
  • Rzeczywiste dane dotyczące przebiegu prac
  • Podejmowane trafne decyzje finansowych dotyczące firmy.
  • Komfortowe warunki pracy i efektywność prowadzonych działań.

 

4. Problem klienta:
Chaotyczna dokumentacja organizacji mającej dużą ilość spółek. Brak ujednolicenia danych, wciąż ginące dokumenty, opóźnienia pracowników terenowych w ich zdawaniu, opóźnienia w płatnościach.

Rozwiązanie Enovatio:
Wdrożenie Enovatio Workflow - systemu obiegu dokumentów wraz z rozbudowanym modułem raportów, repozytorium dokumentacji oraz aplikacja mobilna Enovatio Scanner.

Rezultaty:

  • Pracownicy terenowi rejestrują dokumenty w centralnym systemie natychmiast po ich otrzymaniu za pomocą aplikacji do zdjęć Enovatio Scanner.
  • Szybkie uruchomienie i finalizowanie procesów akceptacji dokumentów i umów.
  • Brak opóźnień w księgowaniu faktur i płynność pracy księgowości i innych działów
  • Redukcja ilości zagubionych dokumentów, oszczędność czasu na organizowaniu duplikatów
  • Uporządkowane dane i ujednolicenie przesyłanych danych z każdej ze spółek do kadry zarządzającej
  • Łatwość monitorowania finansów i rzeczywiste raporty dostępne od ręki.
  • Dotrzymywanie terminów realizowanych działań i płatności dla różnych spółek.
  • Usprawnienia przepływu informacji między spółkami organizacji
  • Zaawansowane raporty podstawą do tworzenia sprawozdań.
  • Brak marnowania czasu i zajęcie się istotnymi sprawami.

 

 5. Problem klienta:
Duża ilość drobnych zapotrzebowań wewnętrznych, nadużycia pracowników związanych z zapotrzebowaniami, pracochłonność w rozliczaniu zamówień.

Rozwiązanie Enovatio:
Wdrożenie Enovatio Workflow dla obiegu zapotrzebowań i zamówienia sprzedaży, obiegu faktur kosztowych.

Rezultaty:

  • Usprawnienie procesów składania zapotrzebowań wewnętrznych i akceptacji zakupów
  • Dział zakupów otrzymuje zaakceptowane już zapotrzebowania i przed wysłaniem do kontrahenta scala je w jedno.
  • Mając większy wolumen zamówienia zakupu, organizacja osiągnęła satysfakcjonujące ceny
  • Scentralizowana polityka zakupowa całej organizacji i automatyzacja pracy
  • Skrócenie czasu obsługi i akceptacji zapotrzebowania i zakupu
  • Kontrola potrzeb, wydatków i ich optymalizacja zapotrzebowań na poziomie całej organizacji.
  • Zwiększenie efektywności działu zakupów i sprawna komunikacja
  • Jeden spójny system do zarządzania firmą, w którym wszystkie wprowadzone dane się przenikają.

 

6. Problem klienta:
Długi czas oczekiwania na uzyskanie zgody na delegacje firmowe krajowe i zagraniczne oraz problematyczne rozliczanie delegacji.

Rozwiązanie Enovatio:
Wdrożenie Enovatio Workflow dla obiegu dokumentów, akceptacji i rozliczenia delegacji, akceptacji wniosków urlopowych i delegowania zastępstw.

Rezultaty:

  • Wszystkie działania związane z wieloetapową akceptacją delegacji, obiegiem faktur i absencji pracownika dokonywane są w obszarze jednej platformy.
  • Precyzyjne planowanie delegacji i kosztów
  • Organizacja zaniechała akceptacji i rozliczeń drogą mailową.
  • Przyspieszenie procesowania wniosków o delegację
  • Właściwy przepływ informacji między działami.
  • Uporządkowany proces delegacji pracowników
  • Rozliczenie delegacji stało się przejrzyste.
  • Automatyzacja wyliczania diet i innych dodatków, które przysługują delegowanemu.
  • Znaczna redukcja czasu poświęconego na obsługę faktur kosztowych
  • Zwiększona kontrola nad terminowością i budżetem organizacji.
  • Dla kadry zarządzającej wszystkie dane z dokumentów kosztowych i delegacji wykorzystywane są do szybkiego generowania raportów, analiz finansowych i statystycznych.

 

Jesteśmy przekonani, że któryś z punktów artykułu dotyczy także Twojej firmy. Skontaktuj się z nami handlowy@enovatio.com lub tel. +48 695 560 007. Przedstawimy Ci jakie rozwiązanie moglibyśmy wdrożyć w Twojej firmie i jakie będą tego rezultaty. 

Jakie problemy rozwiazuje system obiegu dokumentow

Masz pytania?

Chcesz umówić się na bezpłatną konsultację?

Wypełnij formularz kontaktowy

Kliknij w żółtą strzałkę poniżej

Kowalski