E-faktura i KSeF czyli Krajowy System e-Faktur zaczął funkcjonować już od początku 2022 roku jako dobrowolne rozwiązanie mające na celu ułatwiać rozliczenia między firmami. System ma zbierać wszystkie e-faktury VAT, wystawione przez przedsiębiorcę i jemu dedykowane. Rząd tym samym zyska większą kontrolę nad systemem podatkowym i zminimalizuje popełnianie przestępstw w tym zakresie.
Obligatoryjne stosowanie e-faktury po okresie przejściowym planowane jest na lipiec 2024 roku. Jest to kolejny krok po wprowadzeniu Jednolitego Pliku Kontrolnego, split payment i białej listy podatników VAT.
Krajowy System eFaktur
Według ustaleń wszystkie faktury wystawiane przez firmy będą wysyłane za pośrednictwem ministerialnego systemu, w którym każdy podatnik będzie miał osobiste konto do celów podatkowych. Uwierzytelnienie będzie odbywało się za pomocą podpisu elektronicznego lub ePUAP. Obowiązkiem podatnika będzie zadeklarowanie w Urzędzie Skarbowym podmiotów uprawnionych do dostępu do systemu w celu wystawienia faktury ustrukturyzowanej. W przypadku działalności jednoosobowych, domyślnie, uprawnioną osobą do wystawiania faktur będzie właściciel firmy. Będzie można upoważnić do tego też inne osoby. Obsługa konta będzie możliwa z poziomu komputerów i urządzeń mobilnych.
Profity dla podatników z KSeF.
Jak komunikuje Ministerstwo Finansów, powyższe zmiany legislacyjne ułatwią rozliczanie obrotu miedzy przedsiębiorcami, usprawnią kontrolę i uszczelnią lukę w VAT. KSeF jest oparty o dane przekazywane przez przedsiębiorców w nowej strukturze plików JPK_V7 z deklaracją. Dzięki temu Urząd Skarbowy będzie miał możliwość porównania faktur wystawionych przez firmę z wykazem danych znajdujących się w pliku JPK_V7.
System zwiększa bezpieczeństwo faktur przed zniszczeniem lub zaginięciem. Elektroniczne dokumenty na stałe pozostaną w bazie danych Ministerstwa Finansów.
Elektroniczne faktury będą miały jeden określony wzór, co zapewni bezproblemowe korzystanie z rozwiązania. Przedsiębiorca na swoim koncie będzie miał dostęp do wszystkich faktur i możliwość wglądu w ich zawartość. Dzięki systemowi zyskamy pewność, że faktura dotarła do kontrahenta, ponieważ KSeF pozwoli na sprawdzenie czy nabywca pobrał fakturę. Kupujący zaś będzie mógł sprawdzić czy rachunek umieszczony na fakturze znajduje się na białej liście podatników VAT.
Dla przedsiębiorcy zdaje się, że najważniejszą kwestią z korzystania z e-faktury jest to, że otrzymają zwrot VAT o 20 dni szybciej ponieważ termin zwrotu skróci się z 60 na 40 dni. E-faktury rejestrowane w ten sposób zwalniają z obowiązku samodzielnego archiwizowania faktur elektronicznych. Organizacje zaoszczędzą tym samym na fizycznym archiwum lub na kosztach związanych z przechowywaniem elektronicznych dokumentów na swoich serwerach.
Ponadto nie trzeba będzie stosować ogólnych zasad korygowania podstawy opodatkowania, a to oznacza brak konieczności posiadania dokumentacji, która poświadczałaby uzgodnienie korekty pomiędzy sprzedającym a nabywcą.
Rozmawiając z przedsiębiorcami, powyższe profity są określane jako właściwe ale w dużej mierze z punktu widzenia Ministerstwa Finansów, nie przedsiębiorców. Nasuwa się zatem pytanie:
Co dodatkowego mogą zrobić firmy aby poczuć realne korzyści z elektronicznych faktur?
Chcąc zobaczyć realne korzyści z elektronicznych faktur, przedsiębiorstwa powinny iść o krok dalej i zautomatyzować proces samego obiegu faktur kosztowych wewnątrz organizacji.
Jest to możliwe za sprawą Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów Enovatio Workflow. Rozwiązanie to porządkuje i przyspiesza procesy biznesowe związane z obsługą faktur kosztowych i innych dokumentów. Dzięki niemu zredukujesz czas przetwarzania faktur nawet o 85%, a co za tym idzie zredukujesz także koszty i błędy. Ostatecznie zautomatyzujesz wszystkie czynności aż do momentu księgowania i archiwizacji faktur.
System obiegu dokumentów Enovatio integruje się z system KSeF, automatycznie pobiera faktury, których procesowanie odbywa się zgodnie ze ścieżką i warunkami akceptacji wyznaczonymi przez organizację. Ta integracja jest jednym z kilku kanałów pobierania faktur: e-mail, skanowanie, zdjęcie darmową aplikacją mobilną Enovatio Scanner.
Ponadto z systemu Enovatio Zamówienia Sprzedaży jeszcze w tym roku będzie możliwość generowania faktur sprzedażowych do systemu KSeF, tak aby nasi klienci mieli wsparcie na każdym etapie procesów biznesowych i nie tracili czasu na powtarzające się czynności.
