Elektroniczny obieg dokumentów to najlepsza metoda na bezpieczeństwo dokumentów i sprawną pracę.

23.07.2021

 

Elektroniczny obieg dokumentów to najlepsza metoda na bezpieczeństwo dokumentów i sprawną pracę.  

 

Istnieje coraz większa potrzeba ulepszania praktyk związanych z bezpieczeństwem poufnych danych. Ok. 80% firm, z którymi mamy lub mieliśmy okazję współpracować przyznało, że było realnie narażone na utratę poufnych dokumentów na przestrzeni 3 ostatnich lat.

Takie naruszenie bezpieczeństwa ma wysoce negatywny wpływ na funkcjonowanie organizacji. Szkodzi reputacji firmy oraz zmniejsza zaufanie do niej. Niestety często może to prowadzić do sankcji karnych, spraw sądowych oraz zachwiania płynności procesów biznesowych. To tylko kilka, chyba najbardziej dotkliwych skutków braku pełnego bezpieczeństwa dokumentów lub danych.

Nadal wiele firm posiada niewielkie pojęcie o tym jak skutecznie zarządzać dokumentami i dbać o ich bezpieczeństwo. I choćby wydawałoby się, że dodatkowe zabezpieczenia wiążą się z kosztowną inwestycją, w rezultacie tak nie jest, gdy zabezpieczenie będzie polegać na wdrożeniu systemu obiegu dokumentów.

 

Praca z papierową formą dokumentów nie jest bezpieczna

Papierowe dokumenty są znacznie łatwiejsze do zgubienia lub zniszczenia niż te elektroniczne. Powinny być przechowywane zgodnie z RODO i mowa tu również o tych, już dawno przeterminowanych. W dobie epidemii koronawirusa, wielu pracowników przeszło w model pracy home office. Z domu swoje obowiązki wykonują także pracownicy księgowi i pracownicy biur rachunkowych. Należy zwrócić uwagę, że wynoszenie dokumentów klientów z firmy mogą naruszać przepisy ochrony danych. Firmy w związku z tym powinny opracować szczegółowe procedury zarządzania dokumentami aby uniknąć dotkliwych konsekwencji prawnych i finansowych.

Opracowując takie procedury prościej będzie od razu wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów Enovatio, który zabezpiecza dokumenty przed publicznym wypłynięciem. Elektroniczne dokumenty są ponadto szybsze w obsłudze i dostępne jedynie dla wyznaczonych osób.

 

Dostęp do dokumentów jedynie przez uprawnione osoby

W systemie obiegu dokumentów dostęp do elektronicznych plików mają jedynie wyznaczone osoby, które mogą przeglądać, edytować lub nimi zarządzać. System rejestruje zmiany i ścieżkę akceptacji dokumentów. Dzięki temu można kontrolować kto w procesie obiegu lub pracy nad dokumentem wchodził w interakcję z danymi.

Wersjonowanie plików w systemie pozwala na rejestrację zmian, kontrolę i umożliwia przywrócenie dowolnej wcześniej zapisanej wersji dokumentu.

 

Jedno centralne miejsce przechowywania elektronicznych dokumentów i szybkie wyszukiwanie danych

System Enovatio tworzy centralne miejsce rejestracji, obsługi i archiwizowania dokumentów i znacząco wpływa na sprawną pracę. Funkcjonalność systemu automatyzuje pracę przez intuicyjne  uzupełnienie danych, egzekwuje podjęcie reakcji użytkownika, wyświetla alerty i przypomnienia i umożliwia pracę wielu pracowników nad jednym dokumentem.  Wyszukiwarka i zaawansowane filtrowanie powodują błyskawiczne odszukanie danych. Wszystko to znacząco redukuje czas obsługi dokumentów.

 

Backup danych

Gdy papierowe dokumenty mogą zostać zgubione lub poplamione przez niefortunne wylanie kawy, nie można odzyskać oryginałów. W przypadku elektronicznych dokumentów znajdujących się w systemie, w szczególności w chmurze - jest to możliwe i wcale nie takie trudne. Automatyczny backup danych chroni wszystkie Twoje dokumenty i informacje przed ich utratą.

Wdrażając system obiegu dokumentów Enovatio i przenosząc do niego pracę i procesy biznesowe, zmniejszasz tym samym ludzkie błędy polegające na zgubieniu lub tajemniczym zniknięciu danych.

 

Zgodność z przepisami i procedurami

W przypadku branż takich jak opieka zdrowotna, FMCG itp. firmy muszą przestrzegać określonych przepisów i norm rządowych. System obiegu dokumentów z łatwością można dostosować do wyznaczonych standardów. W przypadku gdy firma poddana zostaje audytowi, wymagane jest przedstawienie szeregu dokumentów. Klasyfikacja dokumentów, zaawansowane raporty, filtry i sortowanie umożliwią przeprowadzenie sprawnej kontroli.

 

Udostępnianie elektronicznych dokumentów bez konieczności ich przesyłania

Z jednej strony przesyłanie plików pocztą e-mail jest szybkim sposobem, a z drugiej strony jednym z najbardziej ryzykownym, ponieważ można je łatwo przechwycić. System obiegu dokumentów wyposażony jest w szereg zabezpieczeń, więc można bez obaw udostępniać poufne informacje tylko wyznaczonej osobie. Bezpieczeństwo dokumentu zwiększa funkcja śledzenia zmian, dzięki której wiesz jakie dane zostały zmienione w udostępnianym dokumencie.

 

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie nie tylko zwiększa bezpieczeństwo dokumentów, ale także powoduje płynną pracę bez konieczności wysyłania dokumentów pocztą, kurierem czy też przerzucania ich z biurko na biurko. System w związku z tym powoduje znaczną oszczędność czasu obsługi, a w rezultacie kosztów.

Teraz wyobraź sobie, jeśli każdy pracownik z 10 osobowego zespołu, na skutek płynności pracy i dostępności wszystkich danych w jednym miejscu, zacznie pracować o jedną godzinę dziennie szybciej, wówczas w skali roku zyskasz ok 2500h.

Przy stawce 50 zł/h, rocznie zyskujesz 125 000 zł !!!

Pomyśl teraz, jak szybko zwróci Ci się koszt systemu lub na co mógłbyś przeznaczyć te pieniądze w firmie, w co zainwestować, ile dodatkowo zarabiać?

 

Sprawdź DEMO systemu obiegu dokumentów Enovatio. Kliknij w link. 

Masz pytania?

Chcesz umówić się na bezpłatną konsultację?

Wypełnij formularz kontaktowy

Kliknij w żółtą strzałkę poniżej

Kowalski