Jakie problemy rozwiązuje system zarządzania projektami Enovatio Projects? Case study.

23.11.2020

 

Niniejszy artykuł jest zainspirowany problemami z jakimi zgłaszają się do nas klienci pracujący projektowo. Organizacje te doskonale wiedzą, że w dobie zaawansowanej informatyzacji, narzędziem niezbędnym do pracy przy projektach jest wdrożenie systemu zarządzania projektami. Nasz, Enovatio Projects zawsze tworzymy i modernizujemy wg. najlepszych metodyk i praktyk, wsłuchując się również w potrzeby klientów od niespełna 20 lat. Poniższe case study przedstawia zaledwie kilka problemów, jednakże często utożsamianych przez inne firmy.

 

1. Problem klienta:

W wyniku rozprzestrzeniającej się epidemii COVID-19, byliśmy zmuszeni do przeorganizowania naszego dotychczasowego sposobu pracy, w tryb pracy zdalnej. Nie mieliśmy centralnego miejsca danych dotyczących projektów, przez co gubiliśmy się w zatrważającej ilości wiadomości, które przesyłaliśmy między sobą. Dokumenty były zapisane na dyskach komputerów pracowników, a aktualizowanie ich wiązało się z przesyłaniem najnowszej wersji do osób z grupy projektowej.

Rozwiązanie Enovatio:

Wdrożenie systemu zarzadzania projektami Enovatio Projects wraz z modułem zasobów.

Rezultaty:

  • Ogromne wsparcie w zdalnej pracy i łatwość w realizowaniu projektów.
  • Centralne miejsce pracy nad projektami i spójność wszystkich danych.
  • Minimalna ilość maili, redukcja powtarzających się czynności i znaczna oszczędność czasu grupy projektowej.
  • Jedno miejsce przechowywania danych i dokumentów projektowych, do których dostęp mają jedynie uprawnione osoby.
  • Widok w skali 360°na zadania, harmonogram, dokumenty, budżet, rzeczywiste raporty, ryzyka.
  • Szybki dostęp do danych projektowych niezależnie od miejsca i czasu pracy.
  • Awaria komputera nie wpływa na bezpieczeństwo danych i dokumentów.

 

2. Problem klienta:

Pracochłonność kadry zarządzającej w osiągnięciu ostatecznej oceny postępu realizacji projektów.

Rozwiązanie Enovatio:

Wdrożenie systemu zarządzania projektami Enovatio Projects z rozszerzonymi raportami.

Rezultaty:

  • Bieżąca ocena postępu realizowanych projektów i możliwość podjęcia szybkich kroków w optymalizacji prac.
  • Generowanie rzeczywistych raportów dostosowanych do klienta oraz oszczędność czasu w ich przygotowaniu.
  • Wsparcie w przygotowaniu sprawozdań dla klientów i sprawne rozliczenie projektów.
  • Mobilizacja pracowników w wykonywaniu zleconych zadań przez możliwość ciągłego monitorowania zwierzchników i liczne alerty wzywające do akcji.
  • Przyspieszenie realizowania projektów dzięki usystematyzowaniu danych oraz ścisłego trzymania się harmonogramu Gantta.
  • Kadra zarządzająca zajmuje się jedynie najistotniejszymi dla siebie sprawami.
  • Maksymalne wykorzystanie zasobów osobowych.

 

3. Problem klienta:

Przekraczanie budżetu projektowego, złe szacowanie kosztów, pracochłonność w tworzeniu budżetów projektowych.

Rozwiązanie Enovatio:

Wdrożenie systemu do zarządzania projektami Enovatio Projects wraz z budżetami, portfelem projektów i elektronicznym obiegiem dokumentów Enovatio Workflow.

Rezultaty:

  • Precyzyjne budżetowanie elementów prac i elementów projektów.
  • Ciągłe monitorowanie rzeczywistej realizacji budżetu.
  • Znaczna oszczędność czasu pracy grupy projektowej przy tworzeniu budżetu i prowadzeniu projektów.
  • Efektywność współpracy i dokładna realizacja założeń projektowych.
  • Przejrzyste zestawienie planowanego budżetu a wykonania.
  • Jednolity model budżetowania i spójność danych
  • Szybkie tworzenie budżetu uwzględniając pozycje kosztowe i przychodowe, rozpisania na MPK, poszczególne konta i kategorie. 
  • Zwiększona kontrola nad finansami i możliwość podjęcia szybkiej reakcji w celu optymalizacji wydatków.
  • Natychmiastowe raporty realizacji budżetu, uwzględniające zaksięgowane koszty i przychody.
  • Eliminacja podwójnego przepisywania danych oraz redukcja błędów dotyczących rozbieżności danych. Jeden system, a w nim firmowe dane wzajemnie przenikające się.

 

4. Potrzeba klienta:

Wdrożenie innowacyjnego narzędzia w rozsądnej kwocie, usprawniającego zarządzanie projektami - niewymagającego inwestycji w sprzęt i oprogramowanie, gwarantujące wysokie bezpieczeństwo i skalowalność rozwiązania.

Rozwiązanie Enovatio:

Wdrożenie systemu zarządzania projektami jako usługa SaaS, cloud – Enovatio Projects.

Rezultaty:

  • Brak kosztów związanych z zakupem infrastruktury np. serwer.
  • Elastyczny model opłat za wykorzystywanie systemu – opłata miesięczna za licencje.
  • Skalowalność systemu czyli dodawanie nowych modułów wg. potrzeb klienta i utrzymywanie płynności działania i pracy firmy.
  • Wysoki poziom bezpieczeństwa i ochrona danych.
  • Wsparcie techniczne, które podczas trwania obowiązywania umowy obejmuje:
    • Zdalną obsługę zgłoszeń klienta,
    • Bezpłatne aktualizacje systemu,
    • Ciągłości działania usługi przez 99% godzin roboczych w miesiącu
    • Przechowywanie danych zapisanych w systemie na bezpiecznych serwerach,
    • Tworzenie kopii bezpieczeństwa danych, które są wykonywane w celu dodatkowego zabezpieczenia przed ich utratą,
    • Przechowywanie danych są chronione od momentu pojawienia się ich w aplikacji Enovatio Cloud, zabezpieczone przed ingerencją z zewnątrz oraz przed nieuprawnionym dostępem wewnętrznym.

 

5. Problem klienta:

Problem z przepływem informacji i danych projektowych. Przestoje w projektach powodowane brakiem konkretnie przypisanych osób do zadań, pomijanie szczegółów i często pojawiające się zdanie „a bo ja nie wiedziałem”.

Rozwiązanie Enovatio:

Wdrożenie systemu zarządzania projektami Enovatio Projects z tzw. tablicą ogłoszeń.

Rezultaty:

  • Precyzyjnie rozpisywane projekty na zadania, wyznaczanie priorytetów ich realizacji i wzajemnych zależności.
  • Logiczne dane tworzące pełen obraz projektu oraz szybki dostęp do szczegółów.
  • Nie wzbudzająca dwuznaczności czytelność informacji i danych.
  • Prawidłowy przepływ informacji w całej firmie, niezależnie od miejsca pracy zatrudnionych.
  • Każdy pracownik ma jasno wyznaczone zadania projektowe do realizacji, a szereg alertów wspiera dotrzymywanie terminów ich ukończenia.
  • Wzmocnienie współpracy wewnątrz firmy oraz z klientami.
  • Tablica ogłoszeń zbiorowych niweluje konieczność wysyłania powiadomień mailowych do pracowników.
  • Szybkie dotarcie z informacją do grup projektowych.
  • Sprawne wdrożenie nowych pracowników i zapoznanie ich ze szczegółem projektów. Wszystkie dane i informacje „podane na tacy”.

 

Jesteśmy przekonani, że któryś z punktów artykułu dotyczy także Twojej firmy. Skontaktuj się z nami handlowy@enovatio.com lub tel. +48 695 560 007. Przedstawimy Ci jakie rozwiązanie moglibyśmy wdrożyć w Twojej firmie i jakie będą tego rezultaty. 

 

Jakie problemy rozwiazuje system zarzadzania projektami

Masz pytania?

Chcesz umówić się na bezpłatną konsultację?

Wypełnij formularz kontaktowy

Kliknij w żółtą strzałkę poniżej

Kowalski