System Obiegu Dokumentów -
Enovatio Workflow

 

  Elektroniczny System Obiegu Dokumentów - Enovatio workflow zautomatyzuje w Twojej firmie procesy biznesowe i pozwoli na sprawne zarządzanie dokumentami takimi jak faktury, umowy, wnioski HR, zamówienia etc. Rozwiązanie przyspieszy procesowanie dokumentów oraz usprawni przepływ informacji w firmie. Będziesz mieć stały dostęp do aktualnych dokumentów i spraw, niezależnie od miejsca pracy czy urządzenia. System obiegu dokumentów Enovatio ostatecznie zredukuje czas, koszty i błędy związane z przetwarzaniem dokumentów w firmie.

 

CHCESZ ZOBACZYĆ? ZAMÓW DEMO
System obiegu dokumentów
obieg dokumentów

Rejestrowanie i archiwizacja dokumentów w systemie

 

System automatycznie rejestruje dokumenty w określonej lokalizacji, niezależnie od ich formy wpłynięcia przez:

  • Skanowanie z funkcją OCR – digitalizacja z indywidualnym numerem, nazwą i datą
  • E-mail lub z dysku komputera.

Po zakończeniu procesu akceptacji, dokumenty zapisywane są w centralnym archiwum, do którego użytkownik ma stały wgląd. Dzięki zaawansowanym filtrom szybko odszukasz sklasyfikowane dokumenty po nazwie, dacie, zawartości oraz wyświetlisz je bez konieczności otwierania metryki.

Metryka dokumentu

 

Każdy typ dokumentu (faktura kosztowa, umowa, wniosek HR, pismo, itp.) ma swoją metrykę, której definiowanie polega na przypisaniu szczegółowych danych o dokumencie, Kontrahencie oraz przypisaniu właściciela. Dzięki temu osoba akceptująca na kolejnym etapie obiegu, ma pełną historię dokumentu, co wpływa na szybkie rozeznanie się w temacie i oszczędność czasu.

Metryka dokumentu workflow
Mój pulpit - obieg dokumentów

Centralne miejsce pracy i danych - „Mój pulpit”

 

Centralnym miejscem pracy w systemie każdego użytkownika, jest „Mój pulpit”, w którym znajdziesz:

  • Wszystkie procesy oraz zadania do zrealizowania z określonymi datami wykonania i statusem ich realizacji
  • Informacje o nowych i wszystkich dokumentach przydzielonych do użytkownika
  • Spotkania zaplanowane na konkretny dzień
  • W oddzielnych zakładkach: dokumenty, workflows, raporty, kalendarz osobisty
  • Alerty dotyczące spraw użytkownika. System automatycznie powiadamia o zmianach dokonanych na danym dokumencie również przez e-maile, które można zdefiniować na różnych poziomach.

Modelowanie i uruchomienie procesów workflow

 

Możesz zdefiniować ścieżki obiegu i akceptacji dokumentów zgodnie z polityką firmy lub skorzystać z predefiniowanych wzorów. Realizację etapów procesu oprzesz o czynniki takie jak: akceptacja przełożonego, dokumenty, opisy, informacje lub komentarze. Uruchomienie procesów możliwe jest z dowolnego miejsca w portalu, a osoby w nich uczestniczące mają ciągły wgląd. Funkcjonalność ta spowoduje wydajną i płynną pracę Twoich pracowników.

workflow modelowanie
deadliny i przypomnienia workflow

Monitoring terminów realizacji spraw związanych z dokumentacją

 

System umożliwia przypisywanie terminów do obiegu dokumentów i wykrywanie ewentualnych opóźnień w realizacji procesu decyzyjnego. Liczne alerty i spersonalizowane powiadomienia mailowe przypomną Ci o deadlinach i o konieczności podjęcia stosownych kroków względem procesowanego dokumentu.

Integracja i bezpieczeństwo

 

System dostarcza wysokiej jakości zabezpieczeń bazy danych i blokuje ich publiczne udostępnianie. Elastyczność systemu pozwala na integrację oraz wymianę informacji z systemami ERP takimi jak: Sage Symfonia Premium/Forte, CDN Optima/XL, Tetra Line.500, Humansoft Hermes SQL, QAD, Microsoft Axapta, SAP etc. Ponadto system w każdej chwili możesz rozbudować o kolejne moduły Enovatio, takie jak: zarządzanie projektami, budżety, obsługa zgłoszeń czy CRM. Otrzymasz wówczas zaawansowany portal korporacyjny usprawniający nie tylko organizację pracy, zarządzanie firmą ale także zredukujesz koszty oraz znacznie podniesiesz jakość obsługi Klientów i Kontrahentów.

integracja i rozbudowa workflow

Masz pytania?

Chcesz umówić się na bezpłatną konsultację?

Wypełnij formularz kontaktowy

Kliknij w żółtą strzałkę poniżej

Kowalski