Raporty w systemie obiegu dokumentów

25.01.2019

 

System obiegu dokumentów Enovatio Workflow od lata doskonale sprawdza się w różnego rodzaju procesach biznesowych u naszych klientów takich jak: obieg faktury kosztowej i obieg wniosków HR.

Aby dopełnić funkcjonalność systemu Enovatio Workflow, zwiększyć kontrolę oraz jeszcze bardziej zautomatyzować pracę przy procesowaniu dokumentów, stworzyliśmy nowy moduł raportów.

Nowe raporty w systemie obiegu dokumentów Enovatio Workflow zostały stworzone we współpracy z naszymi klientami (kadrą zarządzającą, księgowymi) oraz UX Designerem. Podchodząc do przedsięwzięcia zmiany raportów musieliśmy najpierw wsłuchać się w potrzeby osób, które czynnie działają w ich zakresie. W wyniku tego powstał:

  • Raport z ewidencji faktur z rozpisaniem
  • Raport z faktur
  • Raport opóźnionych workflowów
  • Raport z informacjami o urlopach

Raporty generowane są w czasie rzeczywistym co oznacza, że użytkownik pracuje na najświeższym zestawieniu danych. W każdej chwili można wyeksportować je m.in. do pliku pdf, csv, excel, txt, tiff lub po prostu wydrukować.

Duże firmy każdego dnia puszczają w obieg i procesują tysiące dokumentów dziennie, a przy takiej ilości łatwo coś przeoczyć. Korzystając z czytelnych raportów, można szybko zweryfikować błędy lub prześledzić na jakim etapie procesowania znajdują się dokumenty.

 

Raporty z ewidencji faktur z rozpisaniem

generowane są z uwzględnieniem zakresów dat, statusów, kancelarii, kategorii, typów dokumentu, typów faktury, kontrahentów i numerów faktur. Ten typ raportów najczęściej wykorzystywany jest przez Działy Księgowości.

Sam raport zawiera już bardziej obszerne zestawienie danych w kolumnach: kontrahent, miesiąc, nr. z listy, data wpływu, data sprzedaży, status, nr faktury, wartość netto / brutto, zapłacono, zostało do zapłaty, dni do zapłaty, data zapłaty, forma zapłaty, typ dokumentu, typ faktury, projekt, kategoria, cena MPK. Większość danych w tabelach można sortować według liczb lub kolejności alfabetycznej. Klikniecie na nazwę kontrahenta wyświetla raport faktur jego dotyczących.

 

 

Raporty z faktur

wykorzystywane są najczęściej prze Kadrę Zarządzającą ponieważ w porównaniu z poprzednim raportem zawierają mniej szczegółowe dane. Raporty z faktur generowane są z uwzględnieniem zakresów dat, statusów, kancelarii, typów dokumentu, kontrahentów i numerów faktur.

Zestawienie zawiera dane takie jak: kontrahent, miesiąc, nr. z listy, data wpływu, data sprzedaży, status, nr faktury, typ dokumentu, wartość netto / brutto, zapłacono, zostało do zapłaty, dni do zapłaty, data zapłaty, forma zapłaty oraz informację czy faktura jest już po terminie płatności. W zależności od dat, kolor kółka jest zielony, pomarańczowy lub czerwony. Klikniecie na nazwę kontrahenta wyświetli zestawienie faktur jego dotyczących.

 

Raport z informacjami o urlopach

Z tego zestawienia korzysta nie tylko Kadra Zarządzająca weryfikująca stan urlopów na dany rok, ale przede wszystkim Dział HR, który zawsze bacznie kontroluje prawidłowość ich wykorzystywania. Raport zawiera kolumny z imieniem i nazwiskiem, graficznym alertem informującym o niepokojąco dużej ilości niewykorzystanego jeszcze urlopu, ilością dni wolnych do wykorzystania, ilością zaplanowanych dni urlopu, urlopie w trakcie oraz ilością wykorzystanych dni absencji.

 

 

Klikniecie na imię i nazwisko pracownika otworzy szczegółowy raport jego urlopów, z uwzględnieniem lat, przysługiwaniach wówczas dni urlopowych, pozostałych dni wolnych, wykorzystanych dni wolnych, zaplanowanych dni wolnych oraz w trakcie.

 

 

Klikniecie na rok, otworzy szczegółowe zestawienie urlopów dla danego pracownika w niniejszym okresie. Tego typu raporty wykorzystywane są także przy wystawianiu świadectwa pracy odchodzącym pracownikom.

 

Raport opóźnionych workflowów

jest to przejrzyste zestawienie wszystkich opóźnionych kroków na ścieżce akceptacji dokumentów lub urlopów zachodzących w obszarze portalu. Raport podzielony jest na kolumny z nazwą kroków i nazwą workflowów, imieniem i nazwiskiem osoby odpowiedzialnej za dany etap akceptacji, liczbą workflowów do akceptacji i liczną opóźnionych workflowów.

 

 

Kliknięcie na imię i nazwisko otworzy szczegółowy raport workflowów dotyczący niniejszego użytkownika. Ten raport wykorzystywany jest głównie przez Kadrę Zarządzającą w celu weryfikacji  płynności obiegu informacji i akceptacji workflowów.

Każdego miesiąca moduł raportów jak każda inna część Portalu jest rozwijana pod kątem funkcjonalności i użyteczności. Od lat jest to nasz „żywy organizm”. W chwili obecnej pracujemy nad wyglądem oraz grafikami z których wkrótce będziecie Państwo mogli korzystać w swoich organizacjach.

Masz pytania?

Chcesz umówić się na bezpłatną konsultację?

Wypełnij formularz kontaktowy

Kliknij w żółtą strzałkę poniżej

Kowalski